Tag: ALV

Machtiging ALV 29 sep

Geplaatst op | door

NIET VERGETEN: ALV 29 SEPTEMBER
Voor het eerst houden we een ALV (Algemene Leden Vergadering) in september. Dit is formeel het tweede deel van de ALV in mei. Een aantal voorstellen, zoals het bamboeprotocol, zijn inmiddels bijgesteld of ingetrokken. De toen besproken financiële situatie bepaalde voor een groot deel onze bestuursagenda sinds mei. We nemen u graag mee inzake de ontwikkelingen op dit terrein. Het ALV boekje is u
op 7 september toegestuurd. 

Op  21 september kunt u van 13.00 -14.00 uur  op het Trefpunt terecht met  vragen in het algemeen en de financiën in het  bijzonder.  Ook vragen voor de rondvraag ALV  kunt u nog tot 21 september sturen aan het bestuur. Machtig ook tijdig iemand als u niet kunt.
Het machtigingformulier staat op de website onder het tabblad: voor de leden–> belangrijke documenten.

Vergaderstukken ALV

Geplaatst op | door
Het ALV boekje met de vergaderstukken

Hierbij biedt het bestuur u de vergaderstukken aan voor het 2e deel van de 97e Algemene Ledenvergadering.
Datum: 29 september in het Trefpunt van 11.00-14.00 uur
 
Let op: inloop en registratie in het Trefpunt: 10.30 uur.
U  kunt een ander lid van de vereniging machtigen om voor u te stemmen.

U kunt het complete ALV boekje hier downloaden. 

Op de zaterdagen 14 en 21 september kunt u tussen 13.00-14.00 uur op het Trefpunt met uw vragen over de stukken in het algemeen en over de financiën in het bijzonder terecht.
Er liggen daar ook geprinte exemplaren.

Voorbereiding bij agendapunt 10:
Het volledige adviesrapport van 5 november 2023  klik hier om te downloaden.  

Er staan belangrijke zaken op de agenda dus uw komst is van groot belang.

het bestuu

ALV 29 september

Geplaatst op | door
 
 
DE ALV IS VERPLAATST
VAN 22 NAAR 29 SEPTEMBER!!!!
 
Waarom? Door omstandigheden is de agenda net iets te laat bij u gekomen dan statutair verplicht. De ledenraad wees ons op mogelijke consequenties voor de rechtsgeldigheid van de te nemen besluiten.
 
Wij als bestuur kiezen voor zekerheid. Want er staan een aantal belangrijke voorstellen op de agenda.  Dit houdt in dat we de ALV een week verplaatsen.
 
De agenda blijft hetzelfde.

het bestuur

Leden van Volkstuinvereniging Linnaeus  en partners,
 
Bij deze nodigen wij u uit voor :
 
Het tweede deel van de 97ste Algemene Ledenvergadering 2024
op 29 september in het Trefpunt van 11.00-14.00 uur
 
Let op: inloop en registratie in het Trefpunt: 10.30 uur.
U  kunt een ander lid van de vereniging machtigen om voor u te stemmen.
 
Op de zaterdagen 14 en 21 september kunt u tussen 13.00-14.00 uur op het Trefpunt met uw vragen over de stukken in het algemeen en over de financiën in het bijzonder terecht.
 
Er staan belangrijke zaken op de agenda dus uw komst is van groot belang.
Op 7 september wordt het boekje met de inhoudelijke stukken aan u toegestuurd.  Ook zijn er afdrukken beschikbaar.

Toelichting op de verkiezingen bestuursleden.
Sinds mei heeft met name ons nieuwe bestuurslid Anita Wijnhard veel werk verzet om het financiële beleid te professionaliseren.  Het voorstel is om haar nu in de functie van penningmeester te kiezen. Ook zijn wij erg blij dat  Wouter de Graaf  zich beschikbaar stelt voor de functie van secretaris. Ria Geradts blijft lid van het bestuur.

AGENDA

  1. Opening door voorzitter Tineke de Rijk
  2. Goedkeuring notulen eerste deel 97ste ALV dd. 26 mei 2024
  3. Mededelingen en ingekomen stukken
  4. Bestuursverkiezingen:
    1. Verkiezing Anita Wijnhard tot penningmeester
    2. Verkiezing Wouter de Graaf tot secretaris
  5. Financieel beleid
Ontwikkelingen financieel beleid sinds mei 2024.  Stand van zaken m.b.t. de relatie met de gemeente o.a. huurovereenkomst en beheerfonds.
6. Voorgenomen besluiten 2024/2025

Op de vergadering van 26 mei is  t.a.v. een aantal voorgenomen besluiten een draagvlakpeiling gehouden. Enkele zijn op basis daarvan door het bestuur ingetrokken.
Over de volgende dienen nu besluiten genomen te worden.

   6.a Voorgenomen wijziging tuinreglement inzake bamboe
   6.b Voorgenomen besluiten inzake tarieven: 

  • – Voorgenomen besluit verhoging contributie (nieuw)
  • – Voorgenomen besluit borg: verhoging bedrag verborgen gebreken (bijgesteld)

    6.c Voorgenomen besluiten n.a.v. adviesrapport 5 november :
          –   het instellen van een klachtencommissie,
          –   een projectgroep infrastructuur
          –   verhoging leeftijd tuindiensten.
    6.d Voorgenomen besluiten inzake het huishoudelijk reglement
    6.e Voorgenomen besluit t.a.v. verplichte voorlichting aspirant-leden

  1.  Beheerplan 2025-2030 Openbaar Groen
 Er is een Meerjaren Beheerplan geschreven waar G&W toelichting op zal geven
  1. Presentatie taxatiecommissie

Hoe komt de taxatie van huisjes tot stand? Toelichting door de taxatiecommissie

  1. Hoe verder met het adviesrapport van 5 november? 
Inhoudelijke discussie  over toekomst Volkstuinvereniging Linnaeus
Het rapport is te downloaden via deze link
Vragen en ideeën gaarne van tevoren sturen naar info@volkstuin-linnaeus.nl
  1. Rondvraag

Gaarne voor de vergadering uw vragen indienen bij de secretaris

  1.  Sluiting: uiterlijk 14.00 uur.

 

We hopen op uw komst en een motiverende ALV!
Tineke de Rijk Voorzitter

ALV. Kom!

Geplaatst op | door
Wie schrijft die blijft…….hoop ik!

Rob van Essen wint voor de 2e keer de Libris literatuur prijs las ik net. Heb die hele inschrijving of stemronde gemist. Ik bedoel: het ALV boekje 2024 had best mee kunnen doen. Het is met zorg samengesteld, transparant, stijl consequent, informatief, bij tijd en wijle spannend en met een goed plot op pagina 30… soort cliff hanger zelfs…! En dan hadden we ook het adviesrapport nog als een soort proloog. Heel gedegen allemaal.

Ik vind dat we volgend jaar met minimaal 35 pagina’s moeten komen. Het is immers “wie schrijft die blijft”. Althans laten we hopen. Er zijn immers veel tuinders actief in commissies en werkgroepen en die leggen schriftelijk verantwoording af in het ALV boekje. En ik hoop vurig dat ze dat willen blijven doen. Want we draaien erop als vereniging. Mensen die zich willen inzetten en verantwoording willen nemen. Het mooie is dat je er dan ook nog op aangesproken mag worden, mag toelichten wat de vragensteller wel of niet tevreden stelt en dat je ook waardering kunt krijgen in de vorm van een compliment en/of applaus.

Maar als je er gewoon bent op de ALV op 26e mei om 11.30 uur, is dat ook al een vorm van waardering. Laten blijken dat je de inzet van de ander voor jouw comfort waardeert. En indirect is dat dan weer een waardering voor jezelf. Want we doen het toch maar mooi met elkaar!

Dus schrijf je je nog even in via de mail info@volkstuin-linnaeus.nl?
Dan kunnen we ons goed voorbereiden op de opkomst qua stoelen, koffie en dergelijke.
De teller staat nu op 48 leden en 13 partners ofwel 61 tuinders. Vind ik nog niet echt om over naar huis te schrijven.

Mede namens het bestuur en alle andere schrijvers

Tot zondag de 26e!

Met vriendelijke groet,

Wouter de Graaf 

ALV nog een keer

Geplaatst op | door
“Water komt van boven en stront van beneden”

Dat was mijn reactie in een vergadering van eigenaren van het pand waarin ik woon toen de dakbekleding vervangen moest worden als onderdeel van het meerjaren onderhouds plan. De buurman op de begane grond gaf aan dat hij er moeite mee had dat hij evenveel moest bijdragen als ik die direct onder het dak woon en dus meer profijt heb van het voorkomen van toekomstige lekkages.

En zo is dat in onze vereniging van eigenaren niet anders. We tuinen samen, beheren samen en investeren samen.

Velen van ons hebben een natte tuin maar er zijn er ook met een zeiknatte tuin die niet of nauwelijks fatsoenlijk bij hun huisje kunnen komen. Die tuinen/vakken liggen lager en hebben dus meer last van de stijging van het grondwater en we hebben geen infrastructuur om het water te managen.

Op de ALV van 26 mei moet het over dit soort zaken gaan. Zij die drogere voeten hebben zorgen voor degenen die bijna verzuipen. Samen investeren in een duurzaam park.
Jij komt toch ook meepraten en stemmen!!

We willen je vragen om te laten weten of je komt en met hoeveel, helaas verhinderd bent en/of iemand machtigt. Dat is puur ter voorbereiding van de ALV, van stoelen tot koffie en van stembriefjes tot stemmentellers……..gewoon via info@volkstuin-linnaeus.nl

Bedankt!!! Uiteraard ben je altijd welkom, ook als je niet gemaild hebt.

Ik hoor iemand denken…….”maar in de zomer hoeft ie minder te sproeien” 😊

Graag tot zondag 26 mei om 11.30 in het Trefpunt. We eindigen uiterlijk 14.00

Met vriendelijke groet,
mede namens het bestuur
Wouter de Graaf 

ALV 26 Mei 11:30

Geplaatst op | door

Uitnodiging en Agenda 97ste Algemene Ledenvergadering
Zondag 26 mei 2024
Aanvang 11.30 uur
De zaal is open vanaf 10.30 uur

Locatie: Verenigingsgebouw ‘t Trefpunt, Stammerlandweg 25, Amsterdam Z.O.

AGENDA:

  1. Opening door voorzitter Tineke de Rijk
  2. Goedkeuring notulen 96ste ALV dd. 21-05-2023
  3. Mededelingen en ingekomen stukken
  4. Goedkeuring secretarieel jaarverslag 2023
  5. Financiën– Verslag over en jaarcijfers 2023

– Verantwoording kascommissie 
– Decharge bestuur over financieel beleid 2023
– Voorstel tot goedkeuring van de begroting 2024 en investeringen en uitgaven ten laste van
reserves en voorzieningen 
– Vaststelling contributie, bijdragen en financiële mandatering, hoogte van boetes 2024/2025,
bedrag verborgen gebreken

Deze stukken worden u uiterlijk 12 mei in het ALV boekje toegezonden. Vanaf dat moment liggen ze ook ter inzage in de bestuursvergaderkamer.
 

  1. Verantwoording  ledenraad
  2. Bestuursverkiezingen
  3. Bekrachtiging  door ALV van Ledenraadsleden en Kascommissie
  4. Voorstellen commissies, hun leden en taken.
  5. Royement Albatros 4
  6. Stemming over voorgestelde wijzigingen in statuten en reglementen
  7. Rondvraag over dit deel agenda.
  8. Inhoudelijke discussie en besluitvorming over toekomst Volkstuinvereniging Linnaeus

Op 12 mei ontvangt u in het ALV-boekje een aantal voorstellen op basis van het advies van de werkgroep. U ontvangt wel nu reeds dit adviesrapport. Klik hier 

  1. Sluiting uiterlijk 14.00 uur.
Komt allen!

ALV 21 mei

Geplaatst op | door
Stemmen tijdens de Algemene Ledenvergadering.

Komende zondag is het zover. De eerste Algemene Ledenvergadering zonder verplichte coronamaatregelen!
Ook de eerste “gewone” na de invoer van de nieuwe statuten, die een maand voor het uitbreken van de pandemie, in januari 2020 van kracht werden.

Dit roept vragen op als:

  1. waar blijven de stembiljetten?
  2. hoe verloopt het stemmen?
  3. hoe kan ik per volmacht stemmen?

De eerste vraag laat zien hoe snel we aan een toch abnormale situatie gewend zijn geraakt. Dat u de stembiljetten van te voren kreeg was een wettelijk geregelde coronanoodoplossing. Iedereen kon zo toch stemmen zonder dat we bij elkaar mochten komen.
Nu gaat het weer als vanouds.

De tweede vraag: De leden die naar de vergadering komen, stemmen daar bij handopsteking, eventueel met een rode of groene kaart. Er wordt meteen in de zaal geteld en de uitslag bekend gemaakt.
Als er op personen gestemd moet worden (bijv. bestuursverkiezing) dan gebeurt dit schriftelijk. Bij de inschrijving ontvangt u naast de rode en groene kaart, dan ook het formulier waarop u anoniem op de persoon/personen kunt stemmen.
Dit formulier kunt u bij de stemcommissie in de stembus doen.
Die worden later, maar voor het einde van de vergadering geteld en de uitslag bekend gemaakt.

De derde vraag: De leden die niet naar de ALV kunnen of willen komen, mogen door de invoering van de nieuwe statuten een volmacht afgeven aan zijn/haar partner, meerderjarig gezinslid of een ander stemgerechtigd lid van de vereniging.
.
Waar zo’n machtiging aan  moet voldoen, vindt u hier door te klikken. U kunt hem ook printen en invullen. Een handgeschreven formulier met dezelfde inhoud voldoet ook.

Let op: een machtiging mag niet per email verstuurd worden.

21 Mei: ALV

Geplaatst op | door
Oproep tot het bijwonen van de 96e ALV
Zondag 21 mei 2023: Aanvang 12.00 uur
Zaal open vanaf 11 uur.
Locatie: Verenigingsgebouw ‘t Trefpunt, Stammerlandweg 25, Amsterdam Z.O.

 
 
Agenda 96ste Algemene Ledenvergadering van volkstuinvereniging Linnaeus
 

  1. Opening door voorzitter Tineke de Rijk
  2. Goedkeuring notulen 95ste ALV dd. 22-05-2022
  3. Mededelingen en ingekomen stukken
  4. Goedkeuring secretarieel jaarverslag 2022
  5. Financiën
  • Jaarcijfers 2022
  • Verslag financiële commissie
  • Goedkeuring begroting 2023 
  • Vaststelling contributie en tarieven2023/2024
  • Decharge bestuur
  1. Jaarverslag ledenraad
  2. Bestuursverkiezingen volgens rooster van aftreden. Er zijn geen (tegen)kandidaten.
  3. Bekrachtiging ledenraad en kascommissie
  4. Voorstellen commissies, hun leden en taken
  5. Stemming over voorgestelde wijzigingen in Statuten en Reglementen
  6. Rondvraag en sluiting

Alle vergaderstukken inclusief de uitgeschreven wijzigingsvoorstellen liggen twee weken voor de vergadering ter inzage in de vergaderruimte in ’t Trefpunt en worden op die datum ook in de Nieuwsbrief of indien nodig per post naar u toegestuurd.

het bestuur

Toelichting besluiten ALV

Geplaatst op | door

Wat is er nu precies afgesproken?
In deze nieuwsbrief: toelichting op en verdere uitleg van een aantal genomen besluiten op de ALV van 22 mei. De stemmingsuitslagen hebt u in de vorige nieuwsbrief kunnen vinden. Het verslag van de ALV, waarvoor dank aan tuinder Jose Otte van Kraanvogel 3, is inmiddels ook gereed en beschikbaar. Daar kunt u het een en ander in nalezen. Een aantal besluiten hebben we eruit gelicht omdat blijkt dat er behoefte is aan nadere toelichting. Alle wijzigingen in de reglementen worden in principe van kracht na 22 mei 2022.

Wijzigen pensioenleeftijd voor het doen van de tuindienst.
Het in art 23. Van het Tuinreglement “Algemene Tuindienst” veranderen van “vanaf 65 jaar” in “AOW-gerechtigde leeftijd”. (nu 66 jaar en 7 maanden, in 2024 op 67 jaar). In het oude artikel gold een uitzonderingsbepaling  voor vrouwen die voor 2008 een tuin hebben: voor hen geldt het stoppen bij 60 jaar. Tijdens de ALV is toegezegd dat  deze uitzonderingsbepaling gehandhaafd blijft. Degenen die 65 waren voor 23 mei 2022  en langer dan 5 jaar lid, zijn eveneens niet verplicht om boven deze leeftijd tuindiensten te doen.

Het hebben van een houtkachel/rieten dak
De houtkachels: het voorstel om een houtkachel te hebben is aangenomen onder voorwaarde van het stookprotocol. (Art. 56 bouwreglement). Dit houdt in zowel het voldoen aan een aantal voorwaarden als ook de beperking tot het gebruiken van de houtkachel tussen 1  oktober en 1 maart bij een buitentemperatuur beneden12 graden. Het bestuur maakt hierbij wel de kanttekening dat als regelgeving vanuit de gemeente of andere instanties in deze zich wijzigt en het artikel hiermee in strijd is dit weer aangepast dient te worden. Nu tekent zich al af dat de GGD houtkachels afraadt. Er wordt nu ook uitgezocht of het hebben van een houtkachel gevolgen heeft voor het te verzekeren bedrag en de premie. Het laatste geldt ook voor het toevoegen van rieten daken aan art.  20.2 van het bouwreglement . 

Gereedschap in kas
Als men alleen een kas heeft en geen schuur is het toegestaan daar tuingereedschap in te bewaren. Echter: een kas is geen schuur en dient dus niet als zodanig gebruikt te worden.

Evaluatie pilot gebruik aggregaat en licht mechanisch gereedschap in de maand april.
Conform art. 4 tuinreglement was dit toegestaan tot  1 april. Op advies van de ledenraad is dit in de ALV van oktober 2021 als pilot uitgebreid tot 1 mei. Afhankelijk van de evaluatie in de ALV van mei 2022  zou er besloten worden of dit ook uitgebreid zou worden naar de maand september. Formeel mag er immers pas na 1 oktober weer zo gewerkt worden. Een dergelijke uitbreiding zou tuinders meer mogelijkheden geven om het huisje te verven etc. Een overgrote meerderheid van de aanwezigen op de ALV bleek positief. Dit betekent dat ook in de maand september er zo gewerkt kan worden. In het seizoen gelden nu de dinsdag-, vrijdag-  en zaterdagochtenden van negen tot een uur als ochtenden waar ook de apparatuur gehanteerd mag worden.  Voor een volgende ALV zal dan op de agenda staan  of het tuinreglement definitief gewijzigd dient te worden.

De begroting
In de ALV zijn opmerkingen gemaakt over de wel heel summiere wijze van begroten. Dat klopt: maar dit wordt mede veroorzaakt door het niet hebben  van een penningmeester. Overigens is er nu wel voor het eerst een meerjarenbegroting opgesteld. We houden als bestuur bovendien de uitgaven nauwlettend in de gaten waardoor we  een financieel gezonde organisatie zijn. Maar er kan een grote kostenpost als riolering aankomen. In dit kader is ook gevraagd naar hoe de vernieuwing van het terras /het Trefpunt gefinancierd wordt. Onder de post onderhoud vindt u daar de komende jaren gereserveerde bedragen voor. Voor dit jaar is daar de financiering van de renovatie van het terras uit gepland. Wat de verdere plannen voor de renovatie betreft: deze zijn in overleg met de leden ontwikkeld en over langere tijd ter inzage en commentaar beschikbaar geweest. Voor zowel de buitenkant van het Trefpunt als van binnen wordt er nu nog aan de verdere uitwerking daarvan gewerkt.

Algemene evaluatie
In het algemeen werd de rol van Wouter de Graaf als “spreekstalmeester” heel positief gewaardeerd.  De communicatie verliep mede daardoor soepel. En door het zich voorstellen van de leden van verschillende commissies kreeg men zo de gezichten bij de namen. En meer kennis van alle activiteiten. Wel had men moeite met de stemprocedure: zowel vooraf als tijdens de vergadering. De wens gaat toch uit naar het alleen tijdens de ALV stemmen. Dat is ook de wens van het bestuur. Echter: we hebben  nu nog voor een combinatie van fysiek en digitaal vergaderen gekozen omdat niet alle leden i.v.m. corona al naar het Trefpunt wilden/konden komen. Verder was het verzoek om in de toekomst niet alleen de tekst van de te wijzigen reglementen in het ALV boekje te doen, maar  daar ook een advies vanuit het bestuur bij te geven.

Tineke de Rijk, voorzitter

stemuitslagen 95e ALV

Geplaatst op | door
De stemuitslagen 95e ALV

Afgelopen maandag is de telling en hertelling afgerond en hier volgen de resterende uitslagen.

Op Formulier A  verantwoordingsdeel

167 uitgebrachte stemmen
waarvan 1 ongeldig (niet anoniem)

Op formulier B: wijzigingen huishoudelijk- en tuinreglement

162 uitgebrachte stemmen
waarvan 1 ongeldig (niet anoniem)

Op formulier C: wijzigingen in het bouwreglement 

163 uitgebrachte stemmen
waarvan 1 ongeldig (niet anoniem)
 Art. 20 lid 2 , 24 en 56 zijn aangenomen met een verzekeringstechnisch en financieel voorbehoud.  
het bestuur